Zaprezentuj się na konferencji

Kategoria: 
Otworzyłeś własną firmę i chcesz pochwalić się jej pierwszymi sukcesami, linią produkcyjną, stosowaniem innowacyjnych technologii lub rozwiązań? To może stanowić jeden z powodów organizacji konferencji promującej twoją firmę, ale nie wystarczy, aby przyciągnąć rzesze słuchaczy czy lokalne/branżowe media.

Konferencje organizowane są, by zaprezentować informacje rzeczywiście istotne, ciekawe, problematyczne i dotyczące szerszej grupy odbiorców. Przedsiębiorcy, świadomi konsumenci czy dziennikarze kierują się racjonalnością w podejmowaniu decyzji, na co przeznaczą swój (coraz szybciej kurczący się) czas. Proponując im udział w organizowanej przez siebie konferencji, musisz ich zapewnić, że zdobędą wiele znaczących informacji, o charakterze ekskluzywnym, tzn. takich, jakich nie dostarczy im Internet czy lektura broszury informacyjnej.

Dobierając temat spotkania, zastanów się, kto miałby w nim wziąć udział. Jeśli organizujesz konferencję na temat szczególnego zastosowania filcu w produkcji ubranek dziecięcych, zaproś na spotkanie specjalistów w danej branży – nie tylko dziennikarzy prasy adresowanej do młodych matek, ale także magazynów dla rzemieślników lub małych przedsiębiorców. Zawsze jednak kieruj się zasadą jakości – lepiej zgromadzić na sali 5-10 uczestników rzeczywiście zainteresowanych twoją działalnością, niż 50 słuchaczy, którzy czekają tylko na darmowe gadżety.

Pamiętaj także, że aby program konferencji był atrakcyjny, nie może zostać on przez ciebie zmonopolizowany. Spróbuj namówić znanego eksperta branżowego lub lokalnego aktywistę do przygotowania wystąpienia, którym poprzedzi twoją prezentację, a które oczywiście będzie związane z tematem.

Jeśli masz na to środki finansowe, warto zlecić przeprowadzenie nawet prostych badań sondażowych, sprawdzających np. rozpoznawalność danego produktu na rynku. Nie musisz zamawiać takiego badania od razu w Centrum Badań Opinii Społecznej – czasem wystarczy poprosić o pomoc znajomego studenta socjologii, który za niewielkie pieniądze przeprowadzi rzetelny sondaż, nawet jeśli na niedużą skalę. Liczby, kwoty czy procenty stanowią prosty komunikat przyciągający uwagę większości ludzi.

Organizacja konferencji – krok po kroku

Jeśli wybierzesz już temat, jakiemu poświęcona będzie organizowana przez ciebie konferencja, oraz ustalisz jej ramowy program, możesz przystąpić do przygotowań.

  1. Termin – organizując jakiekolwiek spotkanie, zawsze należy wykluczyć wszelkie możliwości wystąpienia w tym samym czasie innych atrakcyjnych wydarzeń. Nie zawsze mamy na to wpływ, jednak nasza decyzja o organizacji konferencji w piątkowe popołudnie lub poniedziałkowy poranek może spowodować pustki na sali. 
  2. Miejsce – przy wyborze miejsca nie powinniśmy się kierować własną wygodą. Jeśli siedziba naszej firmy usytuowana jest na obrzeżach miasta, to nawet najciekawszy program konferencji może nie wystarczyć, aby przemóc ludzkie lenistwo. Pomyślmy o wyborze miejsca łatwo dostępnego wszystkim zainteresowanym, niekoniecznie wynajmowanego komercyjnie – czasem za niewielką opłatą da się wynająć salę w centralnie położonym miejskim ośrodku kultury.
  3. Zaproszenia – zawsze adresujemy zaproszenia do konkretnych osób. Korespondencja wysyłana bezosobowo często do nikogo też nie trafia. Pamiętajmy także, aby zaproszenie dotarło do adresata najpóźniej na 3 dni robocze przed wydarzeniem. Warto w zaproszeniu podkreślić, jakie korzyści dana osoba będzie miała z obecności na spotkaniu – podkreślajmy nie tylko możliwość otrzymania ekskluzywnego zestawu gadżetów czy zjedzenia lunchu, ale także pozyskania ciekawych informacji.
  4. Próba generalna – dla uspokojenia własnych nerwów i komfortu uczestników spotkania sprawdźmy najpóźniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania, czy wszystko jest gotowe: działają mikrofony i sprzęt, prezentacja właściwie się wyświetla, rzutnik nie razi w oczy mówcy, przygotowane dla gości prezenty są właściwie podpisane. Warto zadbać o oprawę wydarzenia i upewnić się, że właściwie zaprezentowany jest logotyp i nazwa naszej firmy – tak, by nikt z uczestników nie miał wątpliwości, kto jest organizatorem tego spotkania.
Fot. Sxc.hu

Skomentuj artykuł