Komunikat o błędzie

  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).
  • Warning: Creating default object from empty value w spininkubator_set_category() (linia 75 z /multisite7/www/sites/spininkubator/themes/spininkubator/template.php).

Twoja firma w Internecie: twoje maile świadczą o tobie

Część I - kwestie techniczne

Adres twojego maila

Tak samo jak strona internetowa, tak samo e-mail ma swój adres. Składa się on z identyfikatora użytkownika (tego, co przed tzw. małpą - @), znaku @ oraz pełnej nazwy domeny serwera poczty elektronicznej. Już podczas tworzenia strony internetowej własnej firmy, warto zadbać o to, by nazwa domeny była taka sama jak nazwa naszej strony (i zazwyczaj naszej firmy). Identyfikator użytkownika, inaczej nazwa konta lub login, powinien składać się z twojego imienia i nazwiska – dla lepszej czytelności warto rozdzielić je kropką, np. jan.kowalski@nazwafirmy.pl.

Imię i nazwisko w identyfikatorze adresu e-mail to prosty sposób na okazanie własnego profesjonalizmu oraz otwartości. Ten pozornie nic nieznaczący szczegół sprawia, że każdy kto z tobą koresponduje, ma poczucie, że obcuje z konkretną osobą, która ręczy swoim nazwiskiem za jakość korespondencji. Wymiana maili z kimś, kto kryje się za adresem w stylu Kazio1234@nazwafirmy.pl lub kontakt@nazwafirmy.pl sprawia wrażenie porozumiewania się z kimś nieznanym, często możemy nie mieć pewności, czy na pewno korespondujemy cały czas z tą samą osobą, jest zwyczajnie nieprofesjonalne i świadczy o braku szacunku do klienta/partnera w biznesie.

Jak założyć adres mailowy z nazwą Twojej firmy po znaku @? Informacje na ten temat można znaleźć na wielu blogach, np. na tym.

Stopka

Stopka powinna być jak najkrótsza i możliwie schludna, ma zawierać podstawowe dane kontaktowe adresata oraz informację o jego stanowisku pracy. Przede wszystkim jednak powinna się wyraźnie odróżniać od treści maila. Ważkość tego rozwiązania widać zwłaszcza w wielowątkowych korespondencjach, w których długie stopki zawierające jakieś dodatkowe nikomu niepotrzebne informacje zwyczajnie zlewają się z treścią i trudno, przeglądając taką korespondencję, znaleźć interesujący nas fragment.

Czasami możemy spotkać maile, w które zawierają w stopce przed nazwiskiem pozdrowienia. Nie jest to dobra praktyka ze względu na to, że pozdrowienia powinny być spersonalizowane i jako takie nigdy nie powinny być elementem stopki. Może to być – i słusznie zresztą – odebrane jako brak szacunku do adresata, który widzi, że nawet nie zadajemy sobie trudu w załączeniu pozdrowień lub wyrazów szacunku w sposób odpowiedni do zaistniałej sytuacji komunikacyjnej, tylko wszystkim ślemy to samo. Nie dotyczy to imienia i nazwiska – te mamy jedne i stałe, niezależnie od tego, czy piszemy do zatrudnionego przez nas praktykanta czy do strategicznego klienta.

Z wielu powodów źle widziane jest również włączanie do stopek elementów graficznych. Najważniejszym z tych powodów jest to, że każdy element graficzny przesłany pocztą elektroniczną wymaga potwierdzenia jego pobrania przez adresata, wymaga to więc dodatkowego kliknięcia. Co więcej, niektóre programy pocztowe są skonfigurowane w celu blokowania tego typu plików – wówczas nasz mail źle wygląda, a adresat może nie otrzymać pewnych informacji (jeśli np. nasze dane kontaktowe są zawarte w takim pliku graficznym).

Dodatkowo nie wszyscy są rekinami internetowymi i zwyczajnie mogą przestraszyć się maila, który przypomina o konieczności pobrania jakichś plików. Taki mail w obawie przed wirusami może być przez niektórych od razu skasowany.

Inną kategorią problemów z plikami graficznymi w stopkach jest ich treść. Często zdarza się, że załączamy w nich pliki propagujące ochronę środowiska i zalecające niedrukowanie maili. Cele są jak najbardziej szczytne, ale efekty mogą być zgoła odmienne. Po pierwsze adresat sam powinien zdecydować, czy chce wydrukować tego maila, czy nie, i nic nam do tego. Po drugie adresat sam doskonale wie, że papier do drukarki kosztuje, a do tego jest produkowany z drzew, i nie powinniśmy sugerować mu jego własnej ignorancji w tym temacie. Po trzecie wreszcie tego typu hasła stają się nieaktualne, gdyż w dobie rozbudowanych aplikacji mailowych pozwalających oznaczać i grupować maile coraz mniej osób je drukuje. Mało tego – możemy być pewni, że niejeden adresat naszego maila z naszej stopki dowie się, że ktoś w ogóle mógł wpaść na pomysł drukowania maili.

Ostatnią rzeczą, którą należy szczególnie dobrze przemyśleć, jest pokusa załączania do stopki informacji typu:

Niniejsza wiadomość (wraz z załącznikami) jest własnością firmy XYZ i może zawierać informacje służbowe prawnie chronione. Informacje te powinny być wykorzystywane zgodnie z ich celem. Jeśli nie jesteście Państwo właściwym adresatem lub otrzymaliście Państwo tę wiadomość na skutek pomyłki, prosimy o tym fakcie niezwłocznie poinformować nadawcę i usunąć otrzymaną wiadomość. Każde nieautoryzowane kopiowanie, ujawnianie lub rozpowszechnianie załączonej informacji jest zabronione.

Ton takiej informacji ma charakter zastraszający adresata i zrzucający na niego pod sankcją prawną odpowiedzialność za treść stworzoną przez nadawcę. Jest to całkowicie sprzeczne z netykietą i może być bardzo negatywnie odbierane. Dlatego, jeśli już z jakichś powodów musimy posługiwać się tego typu klauzulami, dodawajmy je tylko do maili, które faktycznie zawierają jakieś niejawne informacje, np. dane osobowe naszych klientów, pracowników lub partnerów biznesowych.

Wysyłanie maila do wielu adresatów

Często mamy potrzebę wysyłania maila do wielu adresatów. Wówczas możemy rozwiązać to na trzy sposoby:

1. Wpisujemy adresatów do formularza „adresat”

W ten sposób wysyłamy maila do wszystkich, od których oczekujemy, że aktywnie włączą się w korespondencję. Starajmy się wówczas ograniczyć ich liczbę do maks. 3-4 osób, gdyż trudno będzie poprowadzić korespondencję w więcej osób.

2. Wpisujemy adresata lub adresatów do formularza „adresat”, a kolejne osoby do formularza „DW/kopia”

W takiej sytuacji zaznaczamy, że oczekujemy od adresatów włączenia się do korespondencji, natomiast osoby, które otrzymały kopię, chcemy tylko informować o jej przebiegu. Kiedy dostajemy maila i widzimy inne osoby w DW/kopii, wypada, odpowiadając, wybrać opcję „Odpowiedz wszystkim”, gdyż adresat zasugerował, iż chce, by korespondencja trafiała do wiadomości określonych osób.

Jeżeli sami jesteśmy w DW/kopii, nie musimy czuć się zobowiązani, by odpowiadać, gdyż umieszczając nas tam, nadawca dał nam do zrozumienia, że chce jedynie, abyśmy byli zaznajomieni z taką korespondencją. Oczywiście, jeśli uznamy za stosowne, możemy się w nią włączyć.

3. Kopia ukryta

Wpisywanie nadawców w formularz kopii ukrytej może mieć co najmniej dwojaki cel. Po pierwsze przesyłamy w ten sposób osobom trzecim korespondencję bez wiedzy głównego adresata i jest to działanie, delikatnie mówiąc, na granicy dobrego obyczaju, a nawet łamanie prawa o tajemnicy korespondencji.

Jak poznać, czy sami nie jesteśmy ukrytym adresatem maila? To dość proste. Jeśli adresat umieścił nas w UDW/kopii ukrytej, to w polu Adresat takiego maila nie widzimy maila swojego, tylko maila jawnego adresata. Jeśli już uczestniczymy w tym niecnym procederze, uważajmy, by nie strzelić gafy i nie odpowiedzieć na takiego maila, korzystając z opcji „Odpowiedz wszystkim”, gdyż wówczas jawny adresat dowie się o tym, że mail bez jego wiedzy był wysłany osobie trzeciej.

Do czego więc służy kopia ukryta, skoro jej używanie może być sprzeczne z dobrym obyczajem? Do czegoś wręcz przeciwnego – czyli do przestrzegania prawa i respektowania zasad netykiety. Gdy mamy potrzebę wysłać maila do wielu osób (do naprawdę wielu osób!), które jedynie chcemy o czymś poinformować lub np. złożyć im życzenia z okazji świąt, wówczas wszystkich adresatów wpisujemy w formularzu kopia ukryta. Dzięki temu nie będziemy oskarżeni o to, że przekazujemy komuś dane osobowe (adresaci nie zobaczą adresów mailowych innych adresatów), a tym samym zastosujemy się do zasad etykiety internetowej, która poza przestrzeganiem prawa zaleca również, by adresat naszego maila, chcąc przekazać go dalej lub na niego odpowiedzieć, nie był zmuszany do usuwania wszystkich tych adresów (a czasami mogą być ich dziesiątki).

W ten sposób uniemożliwimy też odpowiedzenie do wszystkich, gdyż adresaci z kopii ukrytej, nawet wybierając opcję „Odpowiedz wszystkim” nie mogę napisać maila do innych osób umieszczonych w UDW, a jedynie do ujawnionych adresatów oraz do nadawcy.

Niebawem: część II 

Fot. Nytumbleweeds, Stockfreeimages.com

 

Skomentuj artykuł


Fatal error: Class CToolsCssCache contains 1 abstract method and must therefore be declared abstract or implement the remaining methods (DrupalCacheInterface::__construct) in /multisite7/www/sites/all/modules/ctools/includes/css-cache.inc on line 52