Zarządzanie zmianą: NOWE NIESTRASZNE

Tagi: 
Każda firma funkcjonująca w warunkach obecnej gospodarki rynkowej musi liczyć się z wszechobecną zmianą.

Jeśli czekasz, aż wszędzie zapali się zielone światło, nigdy nie ruszysz z miejsca. Żadna firma reagująca na zmiany nie ma pewności, do jakiego dojdzie celu. Naleganie na to, aby wszystko było jasne i przejrzyste, uniemożliwia postęp.

Michael Hammer

Zmiana we współczesnym świecie nie jest  niczym nowym. To co budzi pewne obawy to jak szybko ona do nas dotrze i jakie będzie tempo jej wprowadzania. Mamy świadomość, że działa nie tylko na organizacje, ale przede wszystkim na ludzi. Jej wpływ na nasze życie też jest różnorodny: od strachu i obaw co spowoduje, po kreatywne i innowacyjne rozwiązania. Jaki efekt przyniesie zależy tak naprawdę od poziomu naszej wiedzy i świadomości,  że zmianą również można zarządzać.

Analizując sytuację na rynku powinniśmy  określić gdzie obecnie znajduje się nasza firma (jaka jest jej bieżąca sytuacja) oraz jakie warunki wpływają na obecny stan. Aby skutecznie reagować i zarządzać zmianą musimy poznać jaka jest jej natura i poznać obszary jej występowania.
Zmiany w organizacji (firmie) dotyczą :

  • sfery systemowej  (strategia, zarządzanie, procedury, zasady)
  • sfery formalnej (ludzie,  warunki pracy, warunki zatrudnienia)
  • sfery organizacji pracy (telepraca, tryb projektowy, outscorcing, szkolenia)
  • sfery przekonań i wartości (osobowość i aspekty psychospołeczne)
  • sfery własnościowej (fuzje, przejęcia, połączenia)
  • technologii

Według K. Lewina podstawą myślenia o zmianie jest traktowanie jej jako serii kolejnych etapów. Wyróżnia się trzy zasadnicze etapy wprowadzania zmian:

  1. Rozmrażanie - faza polegająca na uświadomieniu/przekazaniu ludziom motywacji niezbędnej do wprowadzania zmiany oraz na wykreowaniu potrzeby i akceptacji przez jednostkę nieuniknionych zmian. Impulsem do działania mogą być negatywne oceny dotychczasowych przyzwyczajeń, analiza błędów, postawy i zachowania nowych pracowników, a także przetwarzanie informacji z otoczenia – publiczna krytyka firmy, wzrastająca konkurencja.
  2. Charakterystyczne dla tej fazy są reakcje „zaprzeczania” (złość, szok, strach)  następnie oporu wyrażającego  się gniewem, frustracją i  dezorientacją wpływającą na stres aż do ostatecznego „pogodzenia się ze  zmianą”.
  3. Proces zmian - faza polegająca na  wprowadzeniu agenta zmian (zwanego inaczej, liderem, rzecznikiem zmian), który zaangażuje całą firmę we wprowadzanie zmian. Niezbędnym elementem jest poszukiwanie, komunikowanie i wykorzystywanie przez ludzi informacji o własnych zachowaniach. Występuje tu mechanizm gruntownej zmiany własnej osobowości poprzez identyfikację oraz przyglądanie się skuteczności nowych postaw i zachowań w praktyce. Fazie tej niejednokrotnie towarzyszy unikanie i  chaos.
  4. Zamrażanie - faza polegająca na utrwaleniu nowego wzoru zachowań za pomocą mechanizmów wspierających lub wzmacniających, w taki sposób, że staje się ona normą. Przeprowadzone zmiany tylko wtedy będą trwałe gdy przejdą przez proces stabilizacji. Jeśli firma ominie tę fazę przyczyni się to do odrodzenia się starych przyzwyczajeń na skutek nawet drobnych niepowodzeń.

Wyróżniamy tutaj „etap eksperymentów” przejawiający się w kreatywności, akceptacji, zrozumieniu i testowaniu rozwiązań oraz „etap zaangażowania” któremu towarzyszą: nadzieja, optymizm, adaptacja, zaufanie, entuzjazm, że wdrożone zmiany przyniosą oczekiwane efekty.
Literatura przedmiotu wyróżnia wiele sposobów przeprowadzania zmian. Jednym z nich jest opracowany przez J. P. Kottera i D. Cohena model ośmiu skutecznych kroków do przeprowadzenia zmiany:

  1. Uświadomienie pilności wprowadzania zmiany
  2. Tworzenie zespołu kierującego zmianami
  3. Ustalanie wizji stanu pożądanego
  4. Rzetelna komunikacja warunkiem zaangażowania zespołu
  5. Umożliwienie działania
  6. Demonstracja niewielkiego, lecz szybkiego sukcesu
  7. Nie poddawanie się
  8. Utrwalanie zmian

Jako agent zmian/menedżer kierujący zespołem niejednokrotnie napotkasz na opór pracowników, aby tego uniknąć warto pamiętać o wskazówkach dotyczących skutecznego zarządzania oporem wobec zmian w zespole:

  • powiedz ludziom czego może dotyczyć zmiana, aby wyeliminować w nich obawę przed nieznanym;
  • daj ludziom czas na opanowanie nowych umiejętności niezbędnych do sprostania nowym obowiązkom, aby nie utracili wiary we własne siły;
  • przygotuj ludzi wcześniej, aby w razie spiętrzania się prac byli przygotowani na odpowiednie działanie;
  • udziel wszelkiej pomocy, stosując odpowiednie instrumenty motywacyjne, aby dodać zespołowi sił do całkowitego włączenia się w projekt;
  • wyjaśniaj i ciągle przypominaj jaki jest główny cel i jak go można osiągnąć, gdy zespół nie widzi sensu podjętego wysiłku.

Anna Kurowska

Fot. Luisfico, Dreamstime.com

Skomentuj artykuł