Komunikacja w firmie – NIE WYSTARCZY MÓWIĆ PO POLSKU!

Komunikowanie jest procesem obiegu informacji wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem. Jest to proces, w którym ludzie nieustannie dążą do dzielenia się znaczeniami za pośrednictwem przekazywania symbolicznych komunikatów.

Menedżerowie powinni dobrze się komunikować i wpływać na poprawę skuteczności systemu komunikowania się w organizacji
R.W. Griffin

Komunikacja stanowi podstawę do nabywania wielu innych umiejętności: kierowania,  przewodzenia motywowania do efektywnej pracy w zespole. Bez względu na to, jaką rolę spełniasz w organizacji, powinieneś nauczyć się, jak osiągnąć porozumienie z klientem, współpracownikiem oraz podwładnym. Warto opanować umiejętność  pracy w grupie i sposobu przekonania większej  liczby osób do twoich poglądów. Nauka usprawnienia komunikacji z innymi, interpretacji i wykorzystywania sygnałów mimowolnie wysyłanych przez rozmówcę przyczyni się do pokonywania barier pojawiających się w trakcie procesu komunikowania.

Komunikując się w firmie, musimy zdawać sobie sprawę z zależności, jaka wypływa z równości Mehrabiana. Wynika z niej, że na ogólne wrażenie jakie wywieramy na naszym rozmówcy tylko w  7% wpływają słowa, tzn. ich treść, natomiast 38% skuteczności to nasz głos i aż 55% to  komunikacja niewerbalna – mimika wyrażona gestami, wyrazem oczu, twarzy, postawą oraz dystansem interpersonalnym. Chcąc być skutecznym w  komunikowaniu pamiętaj o:

  • przekazywaniu właściwym adresatom we właściwym czasie komunikatu, który zostanie zrozumiany zgodnie z twoją intencją (jako nadawcy) i wywoła zamierzony skutek
  • właściwym odbiorze komunikatów nadawanych przez innych, czyli rozumienia w jakim celu zostały nadane
  • zasadzie, że podstawą  komunikowania jest nie tylko mówienie, ale przede wszystkim  słuchanie  i zrozumienie innych

Zdarza się,  że nasza komunikacja nie zawsze jest skuteczna. Bardzo często wynika to ze „słuchania” lecz "nieusłyszenia” tego, o czym mówi  rozmówca.  Do głównych zagrożeń skutecznej komunikacji zalicza się:

  • podejmowanie rozmowy w niesprzyjających warunkach np. hałas, zamieszanie
  • rozproszenie uwagi podczas rozmowy
  • przerywanie rozmówcy i okazywanie mu zniecierpliwienia
  • koncentrowanie się tylko na fragmencie wypowiedzi
  • uleganie stereotypom i subiektywnemu nastawieniu do rozmówcy
  • narzucanie swojego zdania, skłonność do manipulowania
  • osądzanie i krytykę

Osiągnięcie porozumienia w komunikowaniu się można osiągnąć poprzez poznanie i zastosowanie następujących technik aktywnego słuchania, przejawiających się w:

  • parafrazie – powtarzaniu własnymi słowami tego, co powiedział rozmówca, np. „Jeśli cię dobrze rozumiem, to …”
  • odzwierciedleniu –  mówieniu rozmówcy o naszym postrzeganiu jego odczuć, np. „Wydaje mi się, że podoba ci się ta koncepcja”
  • dowartościowaniu –  wyrażeniu aprobaty dla pozytywnych reakcji rozmówcy, np. „Twoja rada jest bardzo cenna”
  • klaryfikacji – zwracaniu się do rozmówcy z prośbą o skupienie się na najistotniejszych kwestiach, np. „Ustalmy zatem priorytety…”

Skuteczna komunikacja w firmie polega na tym, że nie wystarczy mówić po polsku, trzeba zadbać o to, aby nasz rozmówca  zrozumiał, co chcemy mu przekazać, i abyśmy usłyszeli i byli pewni, że wymawiane słowa są zgodne z intencją nadawcy.

Anna Kurowska

Fot. Adamr, sxc.hu

Skomentuj artykuł