Finanse w pigułce: Uproszczone formy ewidencji działalności gospodarczej

Kategoria: 
Jak prowadzić ewidencję i dlaczego właśnie tak? Doradza Prorektor Collegium Mazovia dr Bożena Piechowicz.

Podstawą rozliczenia podatku dochodowego z prowadzonej działalności gospodarczej jest rzetelnie prowadzona ewidencja. Rodzaj ewidencji związany jest z formą opodatkowania. Podmioty gospodarcze opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym od przychodów osób fizycznych mają obowiązek prowadzenia ewidencja przychodów. Natomiast dla podmiotów opłacających podatek dochodowy na zasadach ogólnych, tj. od osiągniętego dochodu podstawą ewidencji jest podatkowa księga przychodów i rozchodów.

Zasady prowadzenia ewidencji przychodów, a tym samym prawo do opłacania podatku dochodowego w formie zryczałtowanej, zawarte są w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne(Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 1998 r. Nr 144, poz. 930 z późn. zm.). Z kolei sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, warunki, jakim powinna odpowiadać, oraz zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem zawiera rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dz. U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)  Należy zaznaczyć, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie dotyczy tylko tych podmiotów, które prowadzą księgi rachunkowe (obowiązek taki powstaje, jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1200 tys. euro).

Księgę podatkową lub ewidencję przychodów przedsiębiorca może prowadzić sam bądź może zlecić ich prowadzenie biuru rachunkowemu, zgłaszając ten fakt urzędowi skarbowemu w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy z biurem. Do urzędu należy wówczas podać dokładny adres i nazwę biura oraz miejsce prowadzenia i przechowywania księgi (ewidencji), a także dokumentów związanych z jej prowadzeniem.

Księgi i ewidencje powinny być prowadzone poprawnie zarówno pod względem formalnym, tj. bez wad, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, jak i materialnym, to znaczy rzetelnie, zgodne ze stanem rzeczywistym. Ustawodawca dopuścił możliwość popełniania drobnych błędów uznając księgi za rzetelne również wtedy, gdy:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy bądź przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy do dnia, w którym urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyłączeniem błędów polegających na zaniżaniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
  • podatnik uzupełnił zapisy bądź dokonał korekty błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów, lub
  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe.

Zapisy w księdze oraz w ewidencji muszą być dokonane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały (np. atramentem czy długopisem) na podstawie poprawnych i rzetelnych dowodów. Wszelkie popełnione pomyłki należy prostować przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania. Błąd można poprawić również przez wprowadzenie do księgi oraz ewidencji dowodu, zawierającego korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym. Niedopuszczalne jest zamazywanie lub wycieranie błędnie dokonanych wpisów.

Ścisłe przestrzeganie zasad prowadzenia księgi i ewidencji jest bardzo ważne, bowiem stanowią one dowód w postępowaniu podatkowym. Podczas prowadzonej kontroli organ podatkowy nie uzna ksiąg przedsiębiorcy, jeżeli stwierdzi, że są one prowadzone nierzetelnie. W takiej sytuacji podstawa opodatkowania ustalona zostanie w drodze oszacowania, co może okazać się bardzo niekorzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy.

Zarówno księga przychodów i rozchodów, jak i ewidencja przychodów oraz dowody księgowe, na podstawie których dokonywane były zapisy, powinny znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie przedsiębiorstwa przez okres pięciu lat licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą dokumenty.

 

Skomentuj artykuł